Kaip suorganizuoti renginį?

Didelio renginio, kurio metu susirinks bent keli šimtai žmonių, organizavimas dažnai yra iššūkis net ir ne pirmą kartą tai darantiems žmonėms. Tuo tarpu žmonėms, kurie tai daro pirmą kartą, tai yra dar sudėtingesnė užduotis. Šiame straipsnyje pateiksime svarbiausius darbus, kuriuos reikia padaryti organizuojant didelį renginį.

Pirmiausia, rinkos tyrimas. Kiekvieną puikią idėją reikia patikrinti. Tik apie 10% – 20% visiškai naujų idėjų išgyvena realios rinkos sąlygomis. Taigi, jei organizuodamas renginį nori ne tik gerai praleisti laiką, bet ir uždirbti ar bent neprarasti pinigų, atlik potencialių renginio lankytojų apklausą. Ją atlikęs išsiaiškinsi ar žmonėms aktualus jūsų organizuojamas renginys, kokią kainą jie yra pasiruošę sumokėti už bilietą, kada geriausia, kad renginys vyktų. Žinoma, negali visada pasitikėti tik tuo, ką žmonės tau pasako. Neturi aklai remtis vien apklausos duomenimis, bet gautus duomenis įvertink ir patobulink renginio idėją.

Pagalbininkai renginio metu. „Vienas lauke ne karys“, todėl pasirūpink, kad turėtum reikiamus įgūdžius turinčius pagalbininkus. Ant lapo popieriaus susirašyk visus renginio metu reikalingus atlikti darbus, realiai įvertink, ką galėsi padaryti pats ir kokiems darbams reikės surasti pagalbininkų. Geriausia, kad žmonės, į kuriuos kreipsies pagalbos, jau turėtų patirties organizuojant renginius. Tokiu atveju jie bus naudingi ne tik kaip darbų atlikėjai, bet kaip ir pagalbininkai susidūrus su netikėtomis problemomis.

Pavyzdžiui, jei tau bus reikalingos maketavimo paslaugos, pasirūpink, kad komandoje turėtum žmogų, kuris išmanytų šią sritį. Jis galės atlikti reikiamus darbus pats arba žinos, kur geriausia kreiptis pagalbos.

Jei renginyje bus bent keli šimtai lankytojų, tau prireiks žmonių, kurie padės suvaldyti žmonių srautus renginio metu. Tam puikiai tiks savanoriai. Dažnai moksleiviai ir studentai sutinka padėti renginio metu už galimybę nemokamai patekti į renginį.

Renginio vieta. Parodų rūmai ir pagrindinės konferencijų salės daugeliu atveju yra labai geras pasirinkimas. Šios vietos yra pritaikytos panašiems renginiams: turi visą reikalingą įrangą, personalą ir žinias, kaip padėti jūsų renginį padaryti puikiu. Vienintelė problema – aukšta kaina. Taigi, jei jūsų biudžetas yra labai ribotas, rinkitės nestandartines vietas. Loftai, naktinių klubų patalpos, Sporto rūmai ir daugelis kitų vietų gali puikiai tikti jūsų renginiui.

Surask įmonių, kurioms būtų naudinga jūsų organizuojamo renginio metu reklamuotis. Reklamos pardavimą, kaip papildomą galimybę uždirbti puikiai išnaudoja informacinių technologijų konferencijų, knygų, kompiuterinių žaidimų, statybos ir kitų sričių renginių organizatoriai.

Pagrindinių rėmėjų prekiniais ženklais galima pavadinti konferencijų sales, poilsio kambarius. Jų logotipai gali papuošti renginio programą.

Renginio reklama. Pats sunkiausias etapas – lankytojų suviliojimas. Praktika rodo, kad pirmą kartą organizuojant didesnio masto renginį beveik visada surenkamas mažesnis skaičius dalyvių nei buvo tikėtasi. Organizatoriai daugeliu atveju savo galimybes įvertina per daug optimistiškai.

Būkite numatę, kokį mažiausią ir didžiausią skaičių dalyvių norite pritraukti, ir numatykite visus veiksmus į priekį, kaip tai padarysite.

Šiandien efektyviausia naudotis reklamos priemonėmis internete. Internete galite daug greičiau pasitelkti naujus reklamos būdus, juos išbandyti ir pamatuoti rezultatą. Renginių reklamavimui taip pat puikiai tinka plakatai. Jie sukuria patikimumo įspūdį. Tiesa, plakatų gamyba reikia pradėti bent 4-5 savaitės prieš reklamos kampanijos pradžią. Kartais pasiruošimo darbai užtrunka ilgiau nei buvo tikėtasi: ilgiau atliekamos maketavimo paslaugos ar plakatų gamyba. Kartu su plakatais galite panaudoti ir skrajutes, kurias dalinsite vietose, kur renkasi potencialūs jūsų renginio lankytojai.

Galiausiai, prieš renginio dieną gerai išsimiegokite ir būkite nusiteikęs pozityviai. Užkrėskite savo komandą gera nuotaika.

Spausdinimas

Comments are closed.