Informacijos kiekiai organizacijose kasmet didėja, todėl įmonės susiduria su vis didesniais iššūkiais valdant dokumentus. Popieriniai archyvai ar padriki elektroniniai failai nebeatitinka šiuolaikinės darbo aplinkos poreikių – jie lėti, nepatogūs ir neefektyvūs.
Todėl vis daugiau įmonių renkasi dokumentų valdymo sistemas (DVS), kurios užtikrina sklandų procesų valdymą. Viena pažangiausių ir plačiausiai pritaikomų dokumentų valdymo sistemų Wisedocs – platforma, padedanti įmonėms dirbti greičiau, saugiau ir efektyviau.
Dokumentų valdymo sistemos esmė
Dokumentų valdymo sistema – tai programinė įranga, skirta tvarkyti dokumentų gyvavimo ciklą nuo jų sukūrimo ar gavimo iki archyvavimo. Ji leidžia centralizuotai saugoti informaciją, užtikrinti jos prieinamumą darbuotojams, kontroliuoti prieigos teises ir automatizuoti kasdienius procesus.
Wisedocs neapsiriboja vien tik archyvavimu – ji tampa įrankiu, kuris padeda įmonei pereiti prie visiškai skaitmenizuotos veiklos, sumažinti klaidų tikimybę ir pagerinti vidaus komunikaciją.
Wisedocs galimybės
Išmanus dokumentų registravimas
Sistema leidžia greitai įtraukti naujus dokumentus į duomenų bazę, priskirti jiems reikalingus metaduomenis, kategorijas ir atsakingus asmenis. Tai užtikrina tvarkingą procesą nuo pirmos dienos.
Versijų istorija
Kiekvienas dokumentas turi redagavimo istoriją – matoma, kas ir kada atliko pakeitimus. Tai ypač svarbu organizacijoms, kuriose vienu dokumentu dirba keli skirtingi padaliniai ar specialistai.
Greita paieška
Wisedocs turi galingą paieškos modulį, leidžiantį surasti dokumentus pagal pavadinimą, turinį, datas, atsakingus asmenis ar net vidinę numeraciją.
Automatizuoti procesai
Daugelį rutininių užduočių, tokių kaip tvirtinimai, parašai ar perdavimai kitam darbuotojui, galima atlikti automatiškai. Tai užtikrina spartesnį dokumentų keliavimą organizacijoje.
Integracijos su kitomis sistemomis
Wisedocs gali būti sujungta su finansų, personalo, projektų valdymo ar klientų aptarnavimo įrankiais. Tokiu būdu sukuriama vientisa skaitmeninė darbo aplinka, kurioje visi procesai vyksta be trikdžių.
Duomenų apsauga
Sistema užtikrina patikimą informacijos saugojimą – visi dokumentai šifruojami, o prieiga prie jų suteikiama pagal nustatytus darbuotojų vaidmenis. Taip sumažinama rizika, kad konfidenciali informacija pateks ne į tas rankas.
Kodėl verta diegti Wisedocs?
- Produktyvumas. Darbuotojai mažiau laiko skiria dokumentų paieškai ar administracinėms užduotims.
- Skaidrumas. Kiekvienas veiksmas fiksuojamas, todėl vadovybė visada mato, kurioje proceso stadijoje yra dokumentas.
- Nuotolinė prieiga. Darbas iš namų ar komandiruotės nebėra kliūtis – sistema pasiekiama internetu.
- Atitiktis teisės aktams. Wisedocs padeda užtikrinti, kad dokumentų tvarkymas atitiktų Lietuvos ir ES reglamentus.
- Išlaidų mažinimas. Sumažėja popieriaus, spausdinimo ir fizinio archyvavimo kaštai.
Wisedocs pritaikymas pagal sektorius
- Viešasis sektorius – įstaigų dokumentų registravimas, prašymų ir įsakymų valdymas, archyvavimas.
- Teisinės paslaugos – bylų dokumentų valdymas, sutarčių pasirašymo procesai, klientų korespondencijos saugojimas.
- Finansai – sąskaitų, mokesčių deklaracijų ir ataskaitų tvarkymas.
- Sveikatos priežiūra – medicininių įrašų saugojimas, pacientų bylų prieigos kontrolė.
- Statybų ir gamybos įmonės – brėžinių, techninių sertifikatų ir projektų dokumentacijos valdymas.
- Švietimo įstaigos – studentų bylų ir akademinių duomenų centralizavimas.
Papildomi Wisedocs privalumai
- Lietuviškas sprendimas – sistema sukurta pagal vietos rinkos poreikius ir teisinius reikalavimus.
- Lankstus funkcionalumas – galima konfigūruoti pagal skirtingo dydžio įmonių veiklos specifiką.
- Paprastas naudojimas – aiški vartotojo sąsaja užtikrina greitą adaptaciją be sudėtingų mokymų.
- Pagalba klientams – profesionalus palaikymas užtikrina, kad sistema veiktų be trikdžių.
- Patikimumas – saugomi atsarginiai duomenų kopijų sprendimai, apsaugantys nuo informacijos praradimo.
Dokumentų valdymas kaip konkurencinis pranašumas
Įmonės, kurios diegia tokias sistemas kaip Wisedocs, įgyja stiprų konkurencinį pranašumą. Sklandus dokumentų tvarkymas leidžia greičiau priimti sprendimus, palaikyti skaidrų bendradarbiavimą su partneriais, užtikrinti teisinę atitiktį ir sukurti tvarią darbo kultūrą.
Dokumentų valdymas tampa ne tik techniniu, bet ir strateginiu sprendimu – jis tiesiogiai veikia įmonės efektyvumą, reputaciją ir gebėjimą prisitaikyti prie rinkos pokyčių.